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Transformación digital: ahora o nunca

Muchos de los pequeños y medianos empresarios seguramente han tenido este debate interno. La necesidad de adaptar las empresas a los nuevos estándares digitales es una situación que, en muchos casos, puede resultar agobiante; pues la gran mayoría no sabe por dónde empezar. Las pequeñas y medianas empresas deben tener claro cuáles son las claves para adaptarse a las exigencias del siglo XXI. Hay que comprender el valor de optimizar el rendimiento de una empresa mediante la digitalización.

La transformación digital no es otra cosa que identificar nuevos procedimientos para operar en la empresa a través del uso de las nuevas tecnologías e implementarlas de forma progresiva para lograr más eficiencia en nuestros procesos. 

Para ello, necesitamos primero conocer los procesos que llevamos a cabo en nuestra empresa, saber con detalle cuáles son las actividades que se realizan a diario, lo que conlleva que todos los involucrados en la empresa participen en este proceso. Por este motivo, hay que tener en cuenta que este proceso de transformación supone un cambio fundamental en todas las áreas, llegando incluso a suponer un cambio de paradigma en la estructura organizacional.

Si bien, la tecnología por sí sola no representa la transformación digital porque encontramos casos de empresas que invierten, por ejemplo, en Smartphones para sus trabajadores y, sin embargo, estos solo se limitan a llamar, escribir y estar al día en las redes sociales. La adopción de las nuevas tecnologías con el objetivo de la transformación digital, implica un conocimiento pleno de la empresa para identificar con claridad aquellos sectores en los que sería realmente necesaria la adopción de nuevas formas.

En esencia, la situación de muchas empresas actualmente, no dista de la experiencia que tuvieron los empresarios artesanos en la época de la revolución industrial, ya que las “nuevas tecnologías” invadían las fábricas, sustituyendo la mano de obra y creando cierto caos en las organizaciones. Este hecho, aunque haya sucedido hace aproximadamente 200 años, guarda relación con la experiencia y  necesidad de adaptación que vivimos hoy en día.

Dar el primer paso es fundamental

Por muy pequeño que parezca, solo el hecho de reconocer la necesidad y empezar a plantear nuestros procesos ya es un gran avance. De ahí que debemos tener claro que en nuestro negocio hay muchos procesos y debemos partir por hacer un diagnóstico. Muchos de los lectores pensarán que la transformación comienza por una web, las redes sociales, o cualquier otra acción de marketing digital, pero visto desde una perspectiva más global y de negocio, toda la empresa como tal es objeto de transformación; desde la presencia digital (marketing) hasta la gestión comercial,  recursos humanos, contabilidad, etc. De ahí que la postura o concepción de la transformación digital debe ser totalmente holística empresarial. Una visión 360° del negocio es necesaria para poder observar mejor la situación actual del negocio y plantear vías más claras de por dónde ir.

En la actualidad, todos nos hemos convertido en usuarios activos de nuevas tecnologías y, desde esa perspectiva, debemos comenzar a observar nuestro negocio y ver cómo las personas que se relacionan con nuestra empresa (clientes, proveedores, trabajadores, etc.) interactúan y también de qué manera podemos optimizar esa relación y cómo podemos facilitar los procesos en los cuales nuestra empresa se encuentra involucrada.

Herramientas actuales para la transformación digital

Para el proceso inicial de diagnóstico es recomendable apoyarse en metodologías como el Business Model Canvas que nos ayudarían a detectar claramente nuestra nueva propuesta de valor y nos permitiría identificar las posibles vías para establecerla en nuestro negocio. Asimismo, el Análisis Dafo (para algunos llamada matriz Dafo) es una herramienta de mucha ayuda porque nos pone en contexto real de nuestro potencial interno y externo y, de ahí, formular acciones útiles de cara a esta transformación digital. Es recomendable, si no se es experto en estos temas, buscar ayuda con profesionales en consultoría de empresa.

Este hecho nos lleva a reflexionar que, para lograr la transformación digital plena, debemos involucrar a todos los actores de la empresa, principales y secundarios, internos y externos. Por ejemplo, para optimizar nuestra base de datos de clientes y mejorar la gestión comercial, debemos disponer de un buen CRM (Customer Relationship Management)  el cual, en su mayoría, está disponible en todas las plataformas posibles (web/app), facilitando así el trabajo comercial, la atención al cliente, marketing, etc. Así mismo, las plataformas relacionadas con Fintech nos ayudarían a tener una visión diferente de las finanzas en la empresa. Los SAAS (Software as a Service) o sistemas en la nube ya dominan gran parte de los procesos en la empresas y en nuestra vida, como Dropbox para almacenar información y compartirla en tiempo real con proveedores, clientes, trabajadores. O mejor aún, los servicios de Google que van desde almacenamiento hasta gestores de documentos en línea, entre otros.

Todo esto solo es una pequeña parte de la infinidad de potencialidad que existe actualmente en el mundo digital. Por otra parte, está el hecho de construir una adecuada presencial online, que ya tiene que ver con acciones de marketing digital y, como hemos comentado en otros post, muchas empresas se han quedado atrás en cuanto a la imagen o presencia digital, desde mantener la web actualizada, hasta administrar correctamente sus redes sociales y posicionamiento en buscadores, entre otras acciones totalmente necesarias para acompañar la transformación de los procesos internos.

Perder el miedo y atreverse

Para algunos el mundo digital  puede suponer algo ya cotidiano y familiar, pero la realidad es que para otros resulta un mundo totalmente desconocido  y, por ello, algo muy  aterrador a lo que tarde o temprano tendrán que enfrentarse o simplemente rendirse. Nuestra intención como agencia, ha sido desde el inicio acompañar a las pequeñas y medianas empresas en ese proceso de transformación, pues no hay nada peor que verse solo ante un hecho que nos da miedo. 

Como se ha dicho anteriormente, lo más importante es dar el primer paso y marcar la intención de hacerlo. El miedo a la transformación no debe pararnos sino más bien debe suponer un reto el cual  debemos superar, con el firme propósito de ser cada vez más eficientes y ofrecer las mejores condiciones, no solo a nuestros clientes externos (consumidores o usuarios) sino también a los clientes internos (trabajadores, colaboradores, partners, proveedores, socios etc.), sin los cuales no sería posible.

Rafael Martinez

Rafael Martinez

Licenciado en Administración y Dirección de Empresas, Magister en Gerencia Educativa. Experiencia durante más de 15 años en el área comercial administrativa, 10 años como docente universitario y 7 años como Consultor Organizacional en áreas de creación y organización de empresas, diseño de estructuras organizacionales, manuales de procesos y cargos, dirección comercial y ventas.

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