Blog de Apolo Agencia Digital

5 herramientas de gestión de tareas para dejar de procastinar y organizarte

Tú quieres pensar que eres el conjunto de desorden mental más hermoso que se ha visto jamás pero, asúmelo, eres más desorganizado que un bazar chino. Dices que tienes todo bajo control, pero no, y lo sabes. Y si para rizar el rizo, eres un procastinador profesional, apaga y vámonos. Hoy quiero ayudar a aquellas personas que dependen de ti en algún momento. Sí. Porque tu falta de organización afecta de forma directa o indirecta a otros. Así que mi misión hoy es darte claves para que las apliques tú, pero que realmente a quién ayuda a no sacar de quicio es a otros que dependen de tu organización en muchas ocasiones. ¿Cómo? Te voy a presentar algunas herramientas de gestión de tareas. Muy sencillas. Nivel de dificultad: “Mira mamá, con los ojos cerrados”.

Y si no eres desorganizado pero quieres descubrir cómo puedes optimizar tu orden profesional o personal, este post también es para ti.

Ventajas de la gestión digital de tareas

Antes de hablaros de las herramientas concretas que hemos seleccionado para contaros, me gustaría que viesemos brevemente cuáles son las ventajas de la gestión digital de tareas.

  1. Asignación de prioridad a las tareas:Hacer cambios en una lista que está a lápiz en un papel es muy complicado. Por ejemplo si quieres establecer un orden por prioridad. De forma digital, con un simple clic, podrás dar la prioridad que necesites a cada tarea según una escala.
  2. Etiquetas y palabras clave para las tareas:Si asignas palabras clave a las tareas podrás filtrar en cualquier momento. Te vendrá de lujo sobre todo cuando tengas una extensa lista de tareas. Por ejemplo: si son tareas que hacer con el teléfono y las etiquetas, al filtrar la lista, podrás centrarse sólo en esas tareas. (hay algunos programas más limitados con el tema de las etiquetas pero generalmente es una función común).
  3. Tareas compartidas:Si las tareas no dependen únicamente de ti, las herramientas de gestión digital son la clave. ¿Por qué? La opción de compartir tareas entre los miembros de un equipo puede marcar la diferencia entre el completo caos y descoordinación absoluta y la gestión eficiente de un proyecto.
  4. Tareas recurrentes o que se repiten con cierta frecuencia:Si tienes una tarea que se repite con cierta frecuencia, por ejemplo, todos los lunes, o los lunes de cada mes, resulta difícil gestionarlo en papel pero, puedes digitalizar este tipo de tareas y no se te pasará por alto nunca.
  5. Fechas de vencimiento y la posibilidad de posponer tareas:Con lápiz y papel es un infierno tener que modificar una fecha de vencimiento de una tarea, al final tienes un papel lleno de borrones o manchurrones. Digitalizandolas habrá un contador para cada tarea o hacer listas que cumplan cierto criteio, por ejemplo “tareas que vencen en 10 días”.

5 Herramientas digitales de gestión de tareas

¿Preparado? Esta información puede cambiar tu vida y la de los de tu alrededor. Y no es broma, ojo. Vamos allá. 5 herramientas de gestión de tareas:

Trello

Es un organizador colaborativo tanto para la gestión de grandes proyectos como para pequeñas tareas personales. Que su sencilla interfaz no te engañe. Es muy completo y te permite trabajar con varios colaboradores.

El panel de Trello es totalmente personalizable y se basa en el modelo drag and drop por lo que podrás añadirle las columnas que estimes y siempre dependiendo del proyecto. En cada pizarra podrás añadir tarjetas para cada tarea a realizar y podrás cambiarlas fácilmente entre las distintas pizarras/columnas.

¿Qué más te permite Trello?

Puedes asignar tareas a una persona o varias y etiquetar esas tareas por prioridad o categoría. Además, en cada tarjeta, podrás adjuntar archivos e incluir descripciones, comentarios y hasta subtareas.

¿Lo mejor?

Su versión gratuita es muy completa. Es compatible con otras aplicaciones. Y tiene App.

¿Lo peor?

Supone cierta dificultad buscar tareas específicas o sus notificaciones.

Asana

Es otra de las herramientas de gestión de tareas que existen y es muy intuitiva y te permitirá el registro de tareas desde el ordenador o desde el móvil gracias a su App. Pero no te asustes al acceder porque vas a encontrarte un panel totalmente vacío.

Nos encanta que puedas crear distintos equipos, es muy útil por ejemplo para asignar distintos proyectos al equipo de ventas, al equipo de contabilidad,etc. Y en ningún momento se perderá información de la evolución de cada uno. Una imagen general del estado de los proyectos te la dará su barra de seguimiento

Además, Asana cuenta con unsistema propio de correos electrónicos, chat, calendarios, etc.

¿Qué más te permite Asana?

Tu listado de tareas está organizado en “My tasks”, tus notificaciones en “My inbox”, gráficos de evolución de proyectos en “Dashboard”, seguimiento de las tareas del equipo y sus miembros en “Team Calendar”y aún hay más, ¡chat interno! En “Team Conversations” los equipos podrán comunicarse.

¿Lo mejor?

¡Su orden! Y de forma gratuita se pueden llegar a gestionar hasta 15 miembros.  Seguimiento individual y por equipos de la evolución de los proyectos y tareas.

¿Lo peor?

Todo, absolutamente todo, está en inglés, así que si aún es una de tus tareas pendientes, piénsate si es tu herramienta de gestión de tareas ideal.

Todoist

Para el día a día parece la más práctica. Esta herramienta está muy enfocada en tareas específicas y es muy fácil añadirlas y asignarles una fecha. Su diseño es muy, pero muy, sencillo, y libre de cualquier distracción. Gracias a Todoist también puedes crear proyectos y tareas y asignarlas.

Lo mejor:

Aprende tus hábitos y te ayuda a organizar tus tareas. Y la cantidad de integraciones que tiene. Además, si usas otra de las herramientas de gestión como Wunderlist puedes importar todos tus datos

Lo peor:

Puede presentar alguna limitación a la hora de grandes gestiones y proyectos.Y no te permite adjuntar archivos.

Remember de milk

Fue de las primeras herramientas de gestión de tareas en llegar a nuestras vidas. Nos encanta su alusión a la mítica frase de las madres cuando nos mandaban al supermercado: “recuerda comprar la leche”. Porque, claro que sí guapi, gracias a Remember the milk jamás lo olvidaremos, ni eso ni cualquier lista o tarea que crees en ella. Y además, no hay excusa porque es compatible con cualquier dispositivo. Por lo que ya puedes deducir, es más apta para uso personal.

¿Lo mejor?

Sencilla de manejar, hasta decir basta.

¿Lo peor?

Algunas de sus integraciones no son fáciles de encontrar como con Redes Sociales. Y bueno, estéticamente la interfaz no es “la leche”.

Any.Do

De todas las herramientas de gestión de tareas, es la más popular. Está principalmente dirigida a actividades cotidianas y cuenta con recordatorios y alarmas que programarás para que no se te olvide nada de nada. El sistema Any.do es a través de ventanas pero la novedad está en que no sólo puedes escribir las tareas sino también dictarlas por voz.

¿Lo mejor?

El entorno de usuario y sus gráficos son muy intuitivos. Su calendario puede ser diario, semanal o mensual y en ellos saltarán los avisos que te alertarán de la proximidad del deadline de tu actividad.

¿Lo peor?

No admite extensiones.y todo en inglés.Además si quieres compartir una lista deberás pagar.

 

Bueno, como habéis podido comprobar os he querido aproximar a unas herramientas de gestión de tareas de distinto nivel, unas más propias para organización profesional y otras más dirigidas a facilitar la vida a nivel personal. Y ¿cuál usamos en Apolo? Nuestra preferida es Asana. Pero cada uno debe trabajar con la herramienta con la que se sienta más cómodo. Por eso, a las Startups solemos recomendarles que prueben distintas herramientas de gestión de tareas porque las formas de trabajar son muy diferentes pero eso sí, saben lo fundamental que es la organización.

Marina Espigares

Marina Espigares

Astronauta Digital especializada en mundos digitales, marketing y publicidad. Co-Founder de Apolo y apasionada de las nuevas ideas de emprendedores.

Comentar

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

¿Te gustan nuestros artículos?

Suscríbete a nuestros blog y no te pierdas nuestras publicaciones